La société [NOM DE VOTRE SOCIÉTÉ], soucieuse de la protection des données personnelles de ses clients, s'engage à ce que la collecte et le traitement de vos données soient conformes au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés.
1. RESPONSABLE DU TRAITEMENT
Le responsable du traitement des données est la société [NOM DE VOTRE SOCIÉTÉ], [Forme juridique : ex SAS] au capital de [Montant] €, immatriculée au RCS de [Ville] sous le numéro [Numéro SIREN], dont le siège social est situé au [Adresse complète].
Contact : [Email de contact]
2. DONNÉES COLLECTÉES ET CATÉGORIES
Le type de données collectées varie selon les exigences spécifiques du pays de destination sollicité. Ces données sont regroupées dans les catégories suivantes :
- Données d’identification et d’état civil : Nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, nationalité(s) actuelle(s) et d'origine, situation familiale, photographie d'identité.
- Documents de voyage et officiels : Type de passeport, numéro de document, dates d'émission et d'expiration, autorité de délivrance, ainsi qu'une copie numérisée dudit document.
- Coordonnées personnelles : Adresse de résidence, numéros de téléphone (fixe/mobile), adresse électronique.
- Informations professionnelles ou académiques : Profession actuelle, employeur, adresse de l'entreprise ou établissement d'enseignement, revenus (si exigé par le consulat).
- Détails du voyage et logistique : Dates d'entrée et de sortie prévues, itinéraire, adresses d'hébergement, nom et coordonnées de la personne ou organisation invitante.
- Données contextuelles spécifiques selon les pays : Selon les pays, des informations sur les antécédents judiciaires, l'état de santé (certificats de vaccination) ou les précédents voyages peuvent être requises par les autorités étatiques.
- Données de paiement : Détails relatifs à la transaction (référence, date, montant) gérés par notre prestataire de paiement sécurisé.
3. FINALITÉS DU TRAITEMENT
Vos données sont traitées uniquement pour les finalités suivantes :
- Exécution du contrat : Préparation et dépôt des dossiers de demande de visa auprès des autorités consulaires compétentes.
- Communication : Suivi du dossier et envoi de notifications sur l'état de la demande.
- Obligations légales : Conservation des factures et documents comptables.
- Intérêt légitime : Amélioration de notre service client et sécurité du site web.
4. BASE JURIDIQUE DU TRAITEMENT
Le traitement est fondé sur :
- L’exécution d’un contrat (Art. 6.1.b du RGPD) : pour réaliser la prestation de demande de visa.
- Le consentement (Art. 6.1.a du RGPD) : pour certains types de cookies ou services spécifiques.
- L’obligation légale (Art. 6.1.c du RGPD) : pour la conservation des données de facturation.
5. DESTINATAIRES DES DONNÉES
Vos données sont strictement confidentielles. Elles ne sont transmises qu'aux destinataires suivants :
- Les autorités consulaires et ambassades du pays de destination (indispensable pour l'obtention du visa).
- Nos sous-traitants techniques (hébergeur du site, outil de gestion de base de données).
- Nos prestataires de transport (si le passeport physique doit être retourné par coursier).
6. TRANSFERT HORS UNION EUROPÉENNE
Dans le cadre d'une demande de visa pour un pays situé hors de l'Union Européenne, vos données seront nécessairement transférées aux autorités dudit pays. En sollicitant nos services, vous consentez expressément à ce transfert nécessaire à l'exécution de votre demande (Art. 49.1.b du RGPD).
7. DURÉE DE CONSERVATION
Données relatives à la prestation : Conservées pendant la durée de la relation contractuelle, puis archivées pendant 5 ans (délai de prescription civile).
Documents d'identité (copies de passeports) : Supprimés dès la délivrance du visa et la fin de la prestation, sauf obligation légale contraire.
Données comptables : Conservées 10 ans (obligation légale française).
8. VOS DROITS
Conformément à la réglementation, vous disposez des droits suivants :
- Droit d’accès, de rectification et d'effacement de vos données.
- Droit à la limitation du traitement.
- Droit à la portabilité de vos données.
- Droit d’opposition au traitement.
Pour exercer ces droits, contactez-nous à : [Email dédié ou adresse postale]. Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).
9. SÉCURITÉ
Nous mettons en œuvre des mesures techniques (chiffrement SSL/TLS, base de données sécurisée) et organisationnelles pour protéger vos données contre tout accès non autorisé, perte ou destruction.
